日報処理の時間を70%短縮。手書き運用からアプリへ

月280時間削減の内訳

「OWReport」導入前後で、清掃管理業務の現場スタッフ1人1日あたりの日報関連業務時間は約120分から約36分へと短縮されました（70%短縮）。これを現場スタッフ10名・月20営業日で集計すると、清掃管理業務全体で月280時間の業務削減につながっています。

「転記・見取り図・LINE探しに追われる毎日」から解放された ― 現場監督Aさんの視点

― 導入前は、日報業務をどのように回していましたか。

現場監督Aさん：現場スタッフが手書きで記入した日報を、夕方以降にまとめて受け取って、私がPCに打ち直していました。それに加えて、各現場の見取り図も毎日手書きで上がってくる。どこを清掃したか、どこに汚れがあったか、という情報が図面に書き込まれているんですが、それをスキャンしたり貼り込んだりして報告書に整える作業もありました。さらにスタッフがLINEで送ってくる現場写真を紐づけて報告書に貼り付けていく。字の確認、転記、見取り図のスキャン、LINEの写真探し……これが毎日で、正直かなり消耗していました。

― 一番の課題はどこにありましたか。

現場監督Aさん：見取り図って、毎日似たような場所を描いているんですよ。同じビルの同じフロアなら、基本的なレイアウトは変わらない。なのに毎日ゼロから手書きで描き直している。「これ、どうにかならないかな」とずっと思っていました。LINEの写真も、古いものは探すのが大変で、クライアント提出もどうしても翌日以降になってしまう。スピードと正確性の両方に課題を抱えていました。

― アプリ導入後、どう変わりましたか。

現場監督Aさん：見取り図がデジタル化されて、過去の図面をベースに複製できるようになったのは大きかったです。毎日ゼロから描く必要がなくなり、当日の変更点だけを書き加える形になりました。写真も自動で日報に紐づくので「探す時間」がなくなった。転記作業もなくなり、PDFもワンクリックで出力できる。個人の作業としては1日120分近くかかっていた日報業務が40分弱になり、清掃管理業務全体で見ると月280時間という大きな削減につながっています。

「書く手間もLINEを送る手間も減った」 ― 現場スタッフBさんの視点

― 導入前の日報記入は、どのように感じていましたか。

現場スタッフBさん：正直、一番きつかったのは見取り図の手書きでしたね。清掃が終わった後に、毎日白紙から図面を描いて、「ここを清掃した」「ここにシミがあった」と書き込んでいく。慣れている現場でも、結構な時間がかかるんです。それに加えて日報も手書きで、写真はLINEで監督に送って……という作業が毎日積み重なっていました。

― アプリ導入後、何が変わりましたか。

現場スタッフBさん：見取り図をフリーハンドで描けるようになったのが本当にありがたいです。しかも過去の図面がベースで残っているので、今日変わったところだけを書き足せばいい。日報もチェックボックスで大半が埋まるし、写真もアプリで撮れば自動で紐づく。LINEで「これは◯◯ビルの写真です」と説明文を添えて送る必要もなくなりました。書く手間も、描く手間も、送る手間も、全部減った感じです。

― ほかに感じている変化はありますか。

現場スタッフBさん：日報のために事務所に戻る必要がなくなったので、現場から直帰できる日も増えました。現場で作業しながら、空いた時間にスマホで記入を進められる。自分の本来の仕事である清掃に集中できる時間が増えたのが、一番ありがたいですね。