受付対応を月160時間削減。バラバラだった予約情報を自社で一元管理

月80時間削減の内訳

「AquaLink」導入前後で、受付対応業務にかかっていた時間は会社全体で月約115時間から約35時間へと大幅に短縮されました。

「予約が見えない」経営の不安を解消 ― 社長Aさんの視点

― DX開発を決断されたきっかけは何だったのでしょうか。

社長Aさん：一番は、「自社の予約状況が自分たちで見えていない」という不安でした。OTAの予約はOTAの管理画面、電話の予約は紙の台帳、代理店からの団体予約はメールやFAXで入ってくる……。それぞれ別々の場所にあるので、「明日の便は今、全体で何人の予約が入っているのか」を知りたいと思っても、スタッフが手作業で全部を足し合わせないとわからない。経営判断に必要な数字がリアルタイムに見えない、というのはかなりの不安でした。

― 具体的にはどのような場面で課題を感じていましたか。

社長Aさん：週次・月次の集計・分析に加えて、うちは遊覧クルーズなので潮汐の影響も大きいんです。干潮の時間帯は出航できない便もあるし、潮位によって定員が変わる便もある。毎日の潮汐表を見ながら、スタッフが予約枠を手動で開閉して、OTA各社の販売枚数もそれぞれ調整していました。この作業だけで月20時間近くかかっていた。集計と潮汐対応を合わせると月80時間以上が目に見えないところで消えていたんです。

― 開発後の一番の変化は。

社長Aさん：「今の予約状況」と「今日の潮汐」が同じ画面で見られるようになったことです。全チャネルの予約が1画面に集約されていて、便ごとの稼働率も自動で出る。潮汐データも併せて表示されるので、枠の調整判断もスムーズになりました。経営判断のスピードが明らかに上がりましたし、受付スタッフも本来のお客様対応に時間を使えるようになっています。

「チャネルと潮汐表を行き来する日々」から解放された ― 受付スタッフBさんの視点

― 導入前は、予約受付の業務をどのように回していましたか。

受付スタッフBさん：正直、画面と台帳を行き来する毎日でした。朝一で楽天トラベルの管理画面を開いて予約をチェック、次にじゃらんとasoviewの管理画面を順番に確認、電話予約の紙台帳を見て、代理店からのメール・FAXも確認して……これを全部Excelにまとめ直す、という作業を毎日していました。

― 一番大変だったのはどこですか。

受付スタッフBさん：集計と分析、それから潮汐の対応ですね。「先月の便ごとの稼働率を出して」と言われるたびに、全チャネルの情報を手入力して集計する。1回に何時間もかかる。さらに、毎日潮汐表を見ながら「今日のこの便は出航できない」「この時間帯は定員を減らす」と判断して、自社サイトとOTA各社それぞれで販売枚数を手動で変更する作業もありました。どれかの更新を忘れるとダブルブッキングにつながるので、神経を使う作業でした。

― システム開発後、どう変わりましたか。

受付スタッフBさん：一番大きいのは、「全部の予約が1画面で見られる」ことです。OTAの予約も電話予約も代理店の団体予約も、同じ画面に並んで表示される。そして、潮汐データも同じ画面で確認できるので、潮汐表を別ウィンドウで開いて見比べる必要がなくなりました。判断そのものは今でも自分たちが行いますが、必要な情報が1つの画面にまとまっているだけで、作業時間がぐっと短くなります。集計レポートもボタン1つで出るので、受付対応業務全体で月に80時間くらい短くなった感覚です。その分、お客様対応に丁寧に時間を使えるようになりました。