受注処理を月100時間削減。出荷連絡まで自動化

注文から出荷連絡までの流れ

配送先ごとの状況がカードで一目でわかるため、どこまで確定・出荷が進んでいるかを都度電話で確認する必要がなくなりました。連絡はすべて自動メールにまとまり、担当者は例外対応に集中できます。

削減できた業務時間の内訳（月あたり）

※削減時間は導入前後の比較にもとづく目安です。

「配送先への対応が早くなり、取引先からの信頼にもつながっています」 ― 経営者Aさんの視点

― 以前、配送先が複数ある注文はどのように管理していましたか。

経営者Aさん：以前はECサイトのような受注システムがなく、電話やメールで受けた注文を担当者が手作業で確認・整理していました。配送先が複数あると、準備が整った配送先も他の配送先に足並みを揃えて待たせてしまうことがありましたし、出荷や請求の連絡も都度電話やメールで対応していたので、注文件数が増えるほど負担も比例して大きくなる状態でした。

― システム導入の決め手は何でしたか。

経営者Aさん：担当者の作業時間を減らせるだけでなく、注文が増えても人を増やさずに対応できる仕組みになる点です。配送先ごとの対応が早くなれば取引先からの信頼にもつながると考え、投資に踏み切りました。

― 導入後、経営面でどのような変化がありましたか。

経営者Aさん：受注処理にかかる時間が大きく減っただけでなく、注文量が増減しても担当者を増やさずに対応できるようになりました。配送先ごとの対応スピードが上がったことで、取引先からの問い合わせやクレームも減っています。

「確定した配送先から順に、メールで自動的に連絡が届きます」 ― 受注担当Bさんの視点

― 以前の業務では、どのような手間がかかっていましたか。

受注担当Bさん：電話やメールで受けた注文を手作業で整理していたので、配送先が複数あるとすべて揃うまで確定を待つことが多く、準備できているものも一緒に止まってしまっていました。出荷や請求の連絡も一件ずつ手作業で送っていました。

― 導入後、どう変わりましたか。

受注担当Bさん：配送先ごとに準備ができ次第確定できるので、待たせる時間が減りました。確定・出荷番号・請求のお知らせも自動でメールが届くので、連絡漏れを気にする必要がなくなりました。

― 率直な感想を聞かせてください。

受注担当Bさん：カートに残ったままの注文にも毎週リマインドが届くので、確認漏れに気づきやすくなりました。急ぎの配送先だけ先に確定して残りは後から対応する、といった例外的な進め方も自分の判断でしやすくなったのが実務者としてはうれしいです。